La digitalización de la logística como aliada clave del sector de los cafés especiales
Escrito por Carolina Pirola - artículo patrocinado por Vollers Group
La logística del café nunca fue sencilla. Llevar los granos desde el puerto de origen hasta el consumidor involucra una cantidad enorme de piezas móviles que deben funcionar como un reloj, pues incluso el más mínimo problema o incidente puede provocar disrupciones a lo largo de toda la cadena de suministro. Sin embargo, y al menos hasta el comienzo de la pandemia de COVID-19, la logística del transporte de café comercial era más o menos predecible en términos de plazos de entrega y costes totales. El aumento de la popularidad de los cafés de especialidad ha añadido retos a la cadena de suministro de café. En lugar de grandes envíos de contenedores de un solo lote, los profesionales de la logística manejan hasta 30 lotes diferentes de café especial enviados en un único contenedor. Cada lote tiene que ser identificado, separado y almacenado individualmente y, finalmente, liberados bolsa por bolsa.
La empresa europea de logística Vollers fue una de las primeras en adoptar la tecnología como aliada para optimizar sus operaciones en el sector de cafés de especialidad, dando pasos hacia la digitalización incluso antes de 2020. La empresa cuenta ahora con tres plataformas digitales bajo el paraguas de V-Digital, cada una de las cuales atiende a diferentes perfiles de clientes y responde a una serie de necesidades distintas.
Imagen gracias a Vollers
Mejorar la comunicación para aumentar la eficacia
Aunque Vollers llevaba décadas moviendo café comercial, la avalancha de pedidos generada por el mercado de cafés de especialidad hizo que la empresa se replanteara su forma de trabajar. "Para nosotros, como operador del almacén, la situación es mucho más compleja que si tienes que descargar un contenedor entero con un solo lote", explica su directora de marketing, Anna-Lena Bahr. Para optimizar su trabajo, Vollers lanzó V-Connect, la primera parte de su triple impulso a la digitalización, cuyo objetivo es hacer más eficiente la comunicación con sus clientes. V-Connect comenzó como una plataforma en la que los clientes podían hacer seguimiento de forma independiente de sus existencias de café verde en tiempo real, pero se actualiza continuamente con nuevas funcionalidades. En la actualidad cuenta también con la posibilidad de solicitar muestras, transferencias de propiedad, e incluso una función de financiación.
De todas las nuevas funcionalidades, quizá la que más ha cambiado las reglas del juego para Vollers sea la de las solicitudes de entrega. Dar a los clientes una forma más sistemática de solicitar entregas ha optimizado significativamente el proceso para todas las partes implicadas. "La forma en que nuestros clientes solían solicitar la retirada de su café de nuestro almacén era demasiado desestructurada", dice Anna-Lena. "Recibíamos una llamada telefónica, un correo electrónico, un fax, incluso un Whatsapp solicitando la entrega de café desde el almacén", pero la información era a menudo incompleta, lo que provocaba retrasos. Ahora, sus clientes pueden rellenar un sencillo formulario en línea que incluye todos los detalles que la empresa necesita para completar con éxito una entrega. El importador guatemalteco de cafés especiales Coffee Bird lleva trabajando con Vollers desde 2017 y utiliza V-Connect a diario. Como explica su directora de cuentas y operaciones, Alexandra Dalton, antes de implementar la herramienta "solía haber un largo rastro de papel. V-Connect ha simplificado nuestro flujo de recepción de contenedores y de entrega de cafés a nuestros clientes. También ha facilitado la comprobación de nuestro inventario y ha evitado los quebraderos de cabeza relacionados con el recuento de existencias".
Imagen gracias a Vollers
Beneficioso para empresas de todos los tamaños
La digitalización, incluso si es solo de algunos pequeños pasos de las operaciones logísticas, puede ayudar a agilizar el proceso de traslado del café minimizando los errores y ahorrando tiempo, independientemente del tamaño del comerciante. Los documentos en papel y las herramientas no conectadas generan ineficiencias, especialmente en las empresas que manejan grandes volúmenes. Sin embargo, el uso de herramientas digitales como V-Connect puede ser especialmente interesante para las empresas más pequeñas que no pueden desarrollar sus propias soluciones informáticas internamente o adquirir sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Soluciones como V-Connect dan a las organizaciones más pequeñas la oportunidad de digitalizar fácilmente partes de sus operaciones, incluso si el personal no está familiarizado con la logística del café. "Lo llamamos ‘la logística simplificada’", dice Anna-Lena, "porque es un proceso de cuatro pasos que cualquiera puede hacer". De hecho, en Vollers están viendo un aumento en el número de empresas más pequeñas que contactan con ellos. "Aquellas que no tienen su propio sistema ERP están muy contentas de recibir estas herramientas porque realmente son como su sistema de gestión de pedidos (...) y también sirve como una especie de guía" a la hora de realizar las solicitudes de entrega.
Según la empresa de investigación de mercados TechNavio, "el valor del mercado de las cafeterías de cafés de especialidad está previsto que crezca en 64.820 millones de dólares, progresando a una [tasa de crecimiento anual compuesta] del 13,62%, desde 2020 hasta 2025." Este crecimiento, junto con los continuos desafíos de la logística post-pandémica y la creciente popularidad de los micro y nano lotes, requerirá una mayor eficiencia en las operaciones logísticas. Con esto en mente, Vollers desea desarrollar no solo nuevas funciones, sino también mejorar sus sistemas progresivamente para adaptarse a las necesidades de sus clientes.
Vollers es uno de los patrocinadores de nuestra próxima "Cumbre del Futuro de la Logística del Café", que tendrá lugar en línea los días 17 y 18 de noviembre. Puede conseguir sus entradas aquí.
Carolina Pirola
Carolina Pirola es una periodista y especialistas en comunicación ubicada en Madrid, España. Su interés por la sostenibilidad le llevó a investigar las comunidades productoras de café en las Islas Canarias y el norte de Argentina, donde descubrió la multitud de desafíos y desigualdades a los que se enfrentan los pequeños productores.